We leven in een wereld van overvloed. Ook van overvloedige communicatie. Mobiele telefoons maken ons overal bereikbaar, Twitter levert een enorme hoeveelheid aan extra (overbodige) informatie op en whatsapp maakt even chatten nog makkelijker.
Er worden 2,9 miljoen e-mails verstuurd, elke seconde. Er komt 20 uur aan videomateriaal op Youtube, elke seconde… Het is geen wonder dat in een wereld waarin de business schools ons leren dat ‘informatie macht is’ en ‘voorsprong door kennis’ veel mensen verdrinken.
Efficiente communicatie
Ik ben geen lifehacker en ik ben geen productiviteitscoach. Ik heb Getting Things Done wel gelezen, maar gebruik er slechts enkele dingen uit.
Wat ik wel weet is dat heel veel mensen verdrinken in een overload aan informatie, maar vervolgens standaard op een niet efficiënte manier communicatiemiddelen inzetten. Zo ontving ik vandaag weer een e-mail met als kado dat ik per e-mail tips zou krijgen om efficiënter te werken, voor mensen die 60-80 uur per week werken. Dat doe ik dus niet, want ik gebruik e-mail op een efficiënte manier, namelijk voor persoonlijke communicatie en dus niet voor nieuwsbrieven en zo. Er zijn veel efficiëntere manieren om dergelijke zaken tot je te nemen (Twitter, RSS, etc).
Enige tijd geleden werkte ik bij een organisatie waar bellen de norm was. Ik wist niet wat me overkwam, voor alle vragen werd ik gebeld. Nooit zo inefficiënt gewerkt. Bellen kan heel nuttig zijn, als je directe synchrone communicatie nodig hebt. Voor het plannen van een vergadering is bellen extreem inefficiënt, daar heb je datumprikker voor bijvoorbeeld. De reden dat bij dit bedrijf iedereen altijd belde, behalve dat het een redelijk oud bedrijf (qua gemiddelde leeftijd) was, was omdat men nooit wist wanneer je een e-mail beantwoorde. Ik doe dat praktisch altijd binnen 24 uur, als je die reputatie hebt gaat niemand je meer bellen, ben je ook meteen stukken efficiënter.
Dus…
We leven in een wereld met teveel informatie, teveel communicatie en teveel contacten om menselijk te kunnen behappen. Om dat goed te stroomlijnen moet je als ondernemer / manager / medewerker bepalen hoe je welke communicatie inzet. E-mail is fantastisch, maar wordt verschrikkelijk gebruikt. Bellen is heerlijk, mits je het om de goede redenen doet. Meetings prik je met datumprikker, maar dat werkt alleen als iedereen dat ook gewoon (meteen) invult. Je eigen gedrag bepaald veel van andermans gedrag. Als je traag reageert op e-mail wordt je vaker gebeld, wat meestal leidt tot inefficiënter tijdgebruik wat weer leidt tot langzamer beantwoorden van mail.
Bepaal voor jezelf hoe je omgaat met bepaalde middelen, wat is efficiënt? Ik heb in Werken Nieuwe Stijl destijds al een stukje geschreven over de verschillende communicatietools en waar ze nuttig voor kunnen zijn (synchrone en asynchrone communicatie, tekst, beeld, geluid of combinaties, etc). Het valt me op hoeveel mensen omkomen in het werk, maar zelf niet de stap terug kunnen zetten en zien dat ze vooral omkomen in hele inefficiënte communicatie.
Abonneer op updates