Communicatieve vaardigheden

Een aantal observaties met betrekking tot communicatie en communicatieve vaardigheden rondom nieuwe manieren van werken die mij de laatste tijd zijn opgevallen.

Nu sta ik ook bekend als iemand die soms wat aparte communicatieve vaardigheden heeft. Zo ben ik nogal direct en recht door zee, stellig en nog een aantal van die zaken. Echter kom ik de laatste tijd een aantal zaken tegen die me erg verbazen.

Post

De eerste gaat over post. Gewoon papieren post. In een recente discussie met enkele gemeente ambtenaren ging het over het bereiken van burgers. Men kon dat niet via social media doen, men mag namelijk niet discrimineren en moet iedereen bereiken. Ik stelde dus dat ze dat nu niet deden. Natuurlijk wel, want met post bereik je iedereen. Mijn standpunt dat je iedereen benaderde, maar niet bereikte werd niet geheel begrepen. Het feit dat ik zelf bijvoorbeeld mijn post gemiddeld genomen een week laat liggen voordat ik het open was natuurlijk ridicuul, dat doe je toch niet? Mijn argument dat als het belangrijk is je me wel zou mailen en post enkel was voor facturen viel in het niets.

Er zit een groot verschil tussen bereiken en benaderen. Je kan iedereen op allerlei manieren benaderen. Je kan posters ophangen en stellen dat je dus de hele wijk bereikt omdat iedereen langs dat bord op moet. Helaas zal lang niet iedereen je poster lezen, dat is bekend, waarom dan niet ook met die brieven? Welke controle is er dat de brieven geopend worden? Geen, iets dat je digitaal wel kan meten.

Dezelfde discussie kan je hebben over e-mail vs interne blogs. Welke garantie heb je dat iemand e-mail leest? Geen, ondanks dat je het zou kunnen meten. Dezelfde garantie dat iemand een intern blog leest. Om de één of andere reden vinden we dat we het iemand wel kwalijk kunnen nemen als hij niet gemaild heeft, maar dat we geen haalplicht hebben voor informatie op interne netwerken.

Wat ik hiermee wil zeggen is dat alles dat ‘oud’ is altijd in het systeem zou moeten zitten en we dat wel kunnen accepteren. Als iets nog ‘nieuw’ is hoeven we daar niet mee om te kunnen gaan.

Outlook invites

De afgelopen maanden doe ik steeds meer zaken ‘hoger op’ in de organisaties. Ik spreek steeds meer met raden van bestuur en management teams. Daardoor kom ik ook steeds vaker in contact met secretaresses om de afspraken te maken en tot mijn grote verbazing communiceren deze regelmatig met outlook invites.

De secretaresse krijgt dan een opdracht om een afspraak te maken. In plaats van een datumprikker te sturen (meest ideale sytsteem), mij enkele data suggesties te mailen (wat mij betreft optie 2) of te bellen (wat mij betreft optie drie), krijg ik een vaag mailtje dat een outlook invite blijkt te zijn. Ik gebruik (uiteraard) geen outlook, noch voor mail, noch voor mijn agenda. Zo’n mail ziet er dus uit als Russisch met ergens iets vaags dat als ik waarschijnlijk heel goed zoek een datum en een tijd zal bevatten.

Opvallend is dat deze secretaresses dus gewoon er van uit gaan dat je op een datum en tijd kan dat hun baas kan. Geen overleg, geen wederzijds respect (wat grappig genoeg die baas juist vaak wel heeft), niets. Ik begin de vele irritaties bij grote organisaties te begrijpen als outlook invites voortaan tot communicatiemiddel verheven zijn.

Overigens een leuke kanttekening hierbij. Recent had ik een afspraak met een man die ook deels in België werkt en een Belgische secretaresse had. Dat was een genot om een afspraak mee te plannen, zo netjes en keurig als die daar mee om ging. Ik hoorde recent dat een Belgisch bedrijf directiesecretaresses op afstand gaat aanbieden (aangezien directeuren toch nooit op kantoor zijn), ik hoop dat veel Nederlandse directies daar gebruik van gaan maken.

Stem of voeg toe aan: